Datenschutzerklärung

Wir verwenden Zoom, um Online-Meetings durchzuführen. Wir weisen darauf hin, dass die von uns eingesetzten Dienstleister ihren Sitz in den USA haben und die über den Dienst erfassten Daten außerhalb des Raumes der Europäischen Union übertragen und verarbeitet werden. Es besteht in diesem Fall das Risiko, dass das von der DSGVO vorgeschriebene Datenschutzniveau nicht eingehalten und die Durchsetzung Ihrer Rechte nicht oder nur erschwert erfolgen kann.

Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Betroffene Daten: Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

• Bestandsdaten (bspw. Namen, Adressen)
• Kontaktangaben (bspw. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Geteilte Inhalte (bspw. Fotos, Videos, Texte, Audioaufnahmen)
• Benutzerdaten (bspw. Zeiten der Zugriffe, besuchte Internetseiten, Interesse an Inhalten)
• Meta- und Kommunikationsdaten (bspw. IP-Adresse, Computersystem Informationen)
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Betroffene Personen: Mitarbeiter, Interessenten, Kunden, Geschäftspartner, Kommunikationspartner

Verarbeitungszweck: Verarbeitung von Kontaktanfragen, interne und externe Kommunikation mit Mitarbeitern, Interessenten, Kunden, Geschäftspartnern und Nutzern, Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen, Serviceangebot

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Speicherdauer: Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu 12 Monate bei Zoom gespeichert werden.

Datenweitergabe: Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der von uns verwendete Dienstanbieter erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit ihm vorgesehen ist.

Von uns verwendete Dienste:
Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA Internetseite: https://zoom.us/de-de/meetings.html Datenschutzerklärung: https://zoom.us/de-de/privacy.html

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union: Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von Online-Meetings nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Nachfolgend aufgeführte Rechte stehen Ihnen zu und können beim o.g. Verantwortlichen geltend gemacht werden:

• Sie haben das Recht, von uns Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten.
• Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.
• Sie haben in bestimmten Fällen das Recht zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt bearbeiten.
• Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir Ihnen oder einem anderen Verantwortlichen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format übermitteln.
• Sie haben das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen.
• Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die wir auf unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, Widerspruch einzulegen. Sofern Sie davon Gebrauch machen, bitten wir Sie, die Gründe darzulegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können Ihnen gegenüber nachweisen, dass zwingende schutzwürdige Gründe an der Datenverarbeitung Ihre Interessen und Rechte überwiegen.
• Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Tel.: 030 138890, mailbox@datenschutz-berlin.de, https://www.datenschutz-berlin.de, bzw. die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Ihres Arbeitsplatzes.

Stand: Mai 2023